Положення №бн «ПОЛОЖЕННЯ про загальний відділ апарату виконавчого комітету Смотрицької селищної ради»

• 90

ЗАТВЕРДЖЕНО

рішенням шостої сесії

селищної ради

від 30 липня 2018 р.

№ 4 – 6/2018

(нова редакція)

ПОЛОЖЕННЯ

про загальний відділ апарату виконавчого комітету

 Смотрицької селищної ради

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1. 1. Загальний відділ апарату виконавчого комітету Смотрицької селищної ради (далі - Відділ) утворюється Смотрицької селищною радою та є її структурним підрозділом.
   2. Відділ підзвітний і підконтрольний Смотрицькій селищній раді, підпорядкований її виконавчому комітету та селищному голові.
   3. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, Законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про засади запобігання і протидії корупції», «Про звернення громадян», «Про доступ до публічної інформації», «Про захист персональних даних», іншими законами України та нормативно-правовими актами, рішеннями селищної ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями селищного голови, а також цим Положенням.
   4. Посадові обов'язки працівників Відділу розробляються та підписуються начальником Відділу, а посадові обов'язки начальника Відділу підписуються секретарем ради і затверджуються селищним головою.
   5. Працівники Відділу утримуються за рахунок коштів селищного бюджету.
   6. На працівників Відділу поширюється дія Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування».

2. ОСНОВНІ ЗАВДАННЯ ТА ФУНКЦІЇ ВІДДІЛУ

 Основними завданнями Відділу є:

  2.1. Організація діловодства у виконавчому комітеті  селищної ради. 

      2.2. Розмноження рішень селищної ради та виконкому селищної ради та своєчасне доведення рішень ради до відповідних відділів і управлінь, підприємств, установ, організацій, службових осіб та громадян.

  2.3.  Організаційно-технічне забезпечення разом з відділом організаційної та кадрової роботи селищної  ради сесій   селищної ради та засідань виконкому селищної ради.

  2.4. Організація роботи з вхідною та вихідною документацією з моменту надходження до повного виконання та відмітки про виконання.

 2.5. Аналіз вхідних і вихідних документів, прийнятих рішень виконавчого комітету  селищної  ради, розпоряджень   селищного голови (підготовка до оприлюднення).

  2.6. Надання методичної допомоги відділам,  комунальним підприємствам   з питань діловодства.

  2.7. Організація роботи зі зверненнями громадян (реєстрація, доведення до виконавців, дотримання діловодства, тощо) у виконавчому комітеті селищної ради.

Функції відділу:

в частині діловодства:

  2.8 Здійснює прийом, реєстрацію листів, що надійшли від фізичних та юридичних осіб поштою та електронною поштою в системі електронного документообігу кореспонденції, облік, зберігання, оперативний пошук, передає за призначенням вхідну кореспонденцію.

     2.9. Відправляє вихідну кореспонденцію.

  2.10.  Забезпечує організацію діловодства в апараті виконавчого комітету   селищної ради, на підставі вимог до оформлення документів та Інструкції з діловодства.

  2.11. Здійснює оформлення, облік і зберігання протягом установленого строку розпоряджень селищного голови, рішень виконкому селищної ради, протоколів засідань виконкому селищної ради.

2.13. Здійснює контроль за дотриманням термінів та виконанням рішень селищної ради, розпоряджень та доручень селищного голови.

2.14. Здійснює зняття з контролю розпорядчих документів, якщо вони виконані.

2.15. Здійснює контроль за якістю і правильністю підготовки та оформлення документів у відділах апарату виконавчого комітету   селищної ради.

2.16. За підсумками півріччя  узагальнює інформацію про стан контролю за здійсненням підрозділами апарату виконавчого комітету делегованих повноважень органів виконавчої влади.

2.17. Впроваджує систему електронного документообігу, державні стандарти, уніфіковану систему документації і інші нормативні акти з діловодства.

2.18. Забезпечує доступ до публічної інформації.

     2.19. Складає зведену номенклатуру справ апарату виконавчого комітет у селищної ради, здійснює контроль за правильністю формування, оформлення і зберігання справ, що підлягають передачі в архівні установи.

    2.20. Складає зведений опис справ постійного строку зберігання на підставі номенклатури справ апарату селищної ради.

   2.21. Оформляє закінчені діловодством документи для передачі в архів.

   2.22. Здійснює контроль за розміщенням державної символіки у службових приміщеннях (державний прапор, державний герб) за оформленням та заповненням інформації на стендах.

   2.23. Виконує інші доручення селищного голови.

в частині  організаційно-методичної роботи:

2.24. Розробляє і вносить на розгляд   селищного голови, виконавчого комітету проекти Інструкцій з питань діловодства в апараті виконавчого комітету селищної ради, його відділах.

2.25. Здійснює контроль за відповідністю вимогам Інструкції з діловодства проектів рішень селищної ради та розпоряджень селищного голови.

2.26. Вносить пропозиції до проектів планів роботи, заходів виконкому з питань, що входять у компетенцію відділу.

2.27. Надає організаційно-методичну допомогу у питаннях організації діловодства відділам і управлінням   селищної ради.

2.28. Забезпечує підготовку матеріалів на засідання виконавчого комітету   селищної ради.

2.29. Забезпечує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів.

2.30. Забезпечує культуру діловодства, сприяє підвищенню ділової кваліфікації працівників апарату   селищної ради, відділів, управлінь  селищної ради.

2.31. Разом з іншими відділами   селищної ради забезпечує організаційно-технічну підготовку сесій   селищної ради, засідань виконкому, нарад та інших заходів.

в частині технічного обслуговування:

 2.32. Здійснює друкування і розмноження розпоряджень селищного голови, рішень виконавчого комітету селищної  ради, своєчасне доведення їх до відповідних відділів, установ, організацій, у необхідних випадках видає копії, витяги з прийнятих рішень виконавчого комітету, розпоряджень селищного голови.

 2.33.Бере участь у розробці і виданні довідників та інших посібників, необхідних для роботи апарату селищної ради.

 2.34. Забезпечує виконання працівниками відділу правил охорони праці, техніки безпеки, правил внутрішнього трудового розпорядку.

• « повернутися
• Хочете, щоб всі дізнались? Поширте: